Døgndata fik lov at skræddersy kommunal IT-løsning

Det er sjældent, at man hører en virksomhed juble over at implementere et ny IT-system. Det er ikke desto mindre virkeligheden hos Århus Kommunes Famileplejecenter, hvor IT-virksomheden Døgndata har afprøvet sit nye IT-program ‘Sofus Match’. “Et system, der på bedste vis understøtter familieplejekonsulenternes arbejde” lyder det fra lederen af Familieplejecenteret.

Af Josefine Maria Hansen

‘Sofus Match’ er et nyt IT-program udviklet af IT-løsningsvirksomheden Døgndata, der skal give systematik i arbejdet med at matche plejeforældre og børn.

Århus Kommunes Familieplejecenter ønskede en IT-løsning, der kunne hjælpe dem med at håndtere deres 500 plejefamilier og 500 anbragte børn; herunder opgaver som oprettelse og godkendelse af plejefamilier, oprettelse af plejebørnene, matchning af familie og barn, organisering af honorar, kurser, ledelsesinformation og så videre. Alt dette havde de hidtil håndteret i papirkartoteker og på computeren.

Løsningen skal skabe overblik og samle informationer på et sted – og til den opgave valgte de Døgndata.

”Når Familieplejen gerne ville have os i Døgndata til at løse opgaven, var det fordi, der ikke fandtes andre løsninger til opgaven, samt at vi har den faglige indsigt på området, via min baggrund som forstander,” fortæller Henrik Ernst, grundlægger af Døgndata og tidligere forstander på døgninstitutioner i Århus gennem 15 år.

”De havde hidtil skrevet i word, printet ud og arkiveret i arkivskabe og ønskede så altså noget, der kunne skabe bedre overblik og samle det hele et sted. Lette hverdagen. “Og det sagde vi så, at det ville vi gerne – hvis blot vi kunne få lov til at gøre det i samarbejde med Århus Kommune,” fortæller Henrik Ernst.

Men det blev ikke problemfrit.

Et blankt stykke papir
Det gik Kommunen med til, men det viste sig at blive en lang og bureaukratisk proces. Arbejdsmetoden, som Døgndata ønskede at benytte, var nemlig svær at få til at hænge sammen med udformningen af en traditionel kontrakt.

“En meget stor barriere var, at vi ville udvikle programmet agilt, dvs. at i stedet for at Kommunen på forhånd sender en 400 siders kravspecifikation til det, de gerne vil have udviklet, så sætter vi os ned med nogle af medarbejderne og et blankt stykke papir og spørger dem, hvad de gerne vil kunne med programmet. Helt fra grunden. På den måde kan vi sikre os, at det er netop deres behov, vi får oversat til IT,” fortæller Henrik Ernst.

Men denne måde at arbejde på var Aarhus Kommunes IT-afdeling ikke vant til. Det tog derfor næsten et år at få skrevet en kontrakt. At lave en aftale om agil udvikling handler nemlig om tillid til leverandøren, og det er svært at skrive ind i en kontrakt.

”Der var gudskelov en meget dygtig og engageret IT-koordinator på opgaven fra IT-afdelingen, så det lykkedes at indgå aftalen,” fortæller Henrik Ernst.

Hurtigt og smidig problemløsning
Det endte da også med, at netop denne metode gav pote, da det færdige produkt otte måneder senere blev taget i brug af Familieplejecenteret i Århus og viste sig at være helt i tråd med det, Kommunen efterspurgte. Det bekræfter lederen af Familieplejecenteret Hanne Beedholm Rasmussen:

”Jeg har efter mange års arbejde i det offentlige været med til at implementere en del IT-systemer, og aldrig har jeg oplevet en proces, der har været så nem og smertefri. Der har i hele implementeringsfasen været en meget tæt kontakt med Døgndata, og de udfordringer, vi naturligt er stødt på, er blevet løst hurtigt og smidigt,” siger Hanne Beedholm Rasmussen.

Det er hendes erfaring, at IT-systemet i høj grad understøtter hele afdelingens opgaveløsning og at netop den løbende dialog, Døgndata og Familieplejecenteret imellem, har gjort, at systemet stemmer helt overens med de løsninger, Familieplejecenteret efterspurgte.

“Døgndata har fra start været meget lydhøre overfor vores behov, så vi i dag har et system, der er skræddersyet,” siger Hanne Beedholm Rasmussen.

Døgndata: Brugervenlige IT-løsninger til socialarbejdere
Døgndata er en århusbaseret virksomhed stiftet af Henrik Ernst og Klaus Roelsgaard. Henrik Ernst har i 15 år været forstander på døgninstitutioner for børn, unge og familier i Århus og har således stor erfaring på området. Foruden ‘Sofus Match’ har Døgndata udviklet programmet ’Dagbogsprogram’ til døgninstitutioner og opholdssteder, og det tilsvarende program ’Sofus’ til brug i plejefamilier og plejeorganisationer.

Filosofien bag alle Døgndatas programmer er, at de skal være enkle og ”til at finde ud af” med Henrik Ernst ord. Ifølge Henrik Ernst skal de være så nemme at bruge, at det ikke er nødvendigt at komme på kursus for at bruge dem.

‘Sofus Match’ i andre kommuner
Efter den gode modtagelse som ‘Sofus Match’ har fået i Århus Kommune, har rygtet spredt sig, og Døgndata har kontakt til 7 andre kommuner, der er interesserede i produktet. Det glæder Henrik Ernst, der spørgefuldt bemærker, at det ellers er en sjældenhed for IT-systemer.

”Når vi er ude at vise programmet i kommunerne, så siger de, at programmet virkelig giver mening for dem. Og det er altså sjældent, at man hører det om et IT-system,” lyder det fra Henrik Ernst.

Læs også

Top