Sidste torsdag åbnede Københavns Kommunes Innovationshus dørene for iværksættere, brugere, leverandører og beslutningstagere, for at samarbejde om at innovere den digitale indkøbsoplevelse i Københavns Kommune. Trendsonline var med.
I august måned i år åbnede Københavns Kommune Innovationshuset, et kreativt fælles projekt for alle kommunens forvaltninger, med kontor- og testfaciliteter placeret i Kødbyen, Halmtorvet 27 på Vesterbro.
Torsdag i sidste uge løb deres første co-creation workshop med virksomheder af stablen, og Trendsonline var med, for at tale med de fremmødte.
Formålet med dagens workshop var at innovere den digitale indkøbsoplevelse i Københavns Kommune, så de nuværende indkøbsudgifter på 11,4 milliarder kroner om året kan nedbringes. Til at gøre det havde Innovationshuset inviteret både brugere, leverandører, iværksættere og beslutningstagere, som blev fordelt i grupper på kryds og tværs af baggrund for at arbejde sammen om at påpege problemer ved det eksisterende system og finde nye innovative løsninger.
“Vi ønsker at finde nye måder at løse kommunens udfordringer på,” fortalte Innovationschef i Innovationshuset, Diana Arsovic.
“I disse tider, hvor der flytter flere og flere borgere til kommunen uden, at vi får flere penge i kassen – vi får faktisk færre, fordi vi skal spare – er vi nødt til at finde ud af, hvordan vi så udnytter de midler, vi har, på en smartere måde. For at gøre det, tror vi på, at vi er nødt til at arbejde på tværs af kommunens forskellige forvaltninger – undersøge hvad de hver i sær udfordres af og så tænke det sammen i en samlet løsning i stedet for at løse det inden for de enkelte forvaltninger, som vi plejer,” fortalte Diana Arsovic.
“Vi har derfor også inviteret virksomheder til dagens workshop, fordi vi gerne vil i dialog med markedet og undersøge, om der sidder nogle iværksættere fra nogle helt andre brancher, som kan udfordre den måde, vi køber ind på i dag,” sagde hun og tilføjede:
“Vi vil gerne betragtes som en samarbejdspartner for det kreative vækstlag.”
Dette synspunkt bakkede innovationskonsulent i Innovationshuset, Miriam Lerkenfeld, op.
“Mine forhåbninger er klart, at vi i dag får nogle konkrete bud på, hvad vi kan gøre bedre, og at det har et ben i noget digitalt. Jeg håber først og fremmest, vi får lavet et rigtig godt system, som vores brugere kan blive glade for – det er det vigtigste – men også at der er nogle virksomheder, som kommer hjem og tænker: det der, det kan vi lave penge på; lad os lave en forretningsmodel og sælge det ind i kommunerne,” sagde Miriam Lerkenfeld.
Det var Miriam Lerkenfeld, der introducerede projektet for deltagerne til dagens workshop. Hun har været med til at forankre projektet på tværs af forvaltningerne.
Effektivisering til gavn for brugere og leverandører
Københavns Kommunes økonomidirektør, Bjarne Winge, var også en del af torsdagens workshop. Som repræsentant for kommunens økonomiafdeling var det hans forhåbning, at der ville blive udarbejdet en løsning, der tænkte hele indkøbsprocessen med – såkaldt “end-to-end”.
“Det produkt, der kommer ud af dagens workshop, skal være et input til os, om hvilke ting, vi skal tage hensyn til, når vi skal lave et nyt brugervenligt indkøbssytem, der effektiviserer indkøbsprocessen. Et system der tænker processen helt fra beslutningen om hvad man skal købe, til ordren bliver godkendt og pengene bliver ansvist til leverandøren,” sagde Bjarne Winge.
“Det koster rigtig mange penge i dag at processere et indkøb. Hver eneste transaktion foregår langt hen ad vejen manuelt i dag, og det tager lang tid og koster penge. Så hvis det kan gøres digitalt, vil der være store besparrelser og mindre risiko for fejl”.
Passionerede deltagere til dagens workshop
Efter præsentations af dagens program, blev deltagerne delt op i grupper og sat igang med at udvikle løsninger med illustrationer og prototyper. Stemningen var god og der blev arbejdet effektivt og koncentreret fra start – der var en stram tidsplan.
En af deltagerne var Jonas Grandal, udviklingschef i det digitale bureau Rise Digital. Vi spurgte ham, hvorfor han deltog, og hvad hans forhåbninger til workshoppen var.
“Jeg er her for at prøve at gøre tingene nemmere og mere intuitive for det offentlige ved at bidrage med den erfaring, jeg har fra mit arbejde med at udvikle intuitive og innovative digitale platforme. Det er vigtigt dels samfundsmæssigt set, for at de faglige personer, vi har i den offentlige sektor, kan fokusere på at bidrage med service frem for administration – jo nemmere vi kan gøre deres hverdag, jo mere service kan vi få; og dels personligt, så vi som skatteborgere kan følge, at vores penge bliver forvaltet så godt som muligt,” siger Jonas Grandal og fortsætter:
“Jeg håber på, at vi i dag i fællesskab kan finde en løsning, som kan gøre det lettere for de medarbejdere, som er ude i det offentlige – pædagoger, sygeplejersker osv. – at de kan få lettet deres hverdag og fokusere på det, som jeg tror de helst selv vil – nemlig at udføre deres primære arbejde,” forklarede Jonas Grandal.
Janne Schirmer, klyngeleder i Københavns Kommunes børne- og ungdomsforvaltning Klynge Ø10 på Østerbro var ligeledes mødt op for at bidrage til løsningen af kommunens indkøbsudfordringer. Hun arbejder til dagligt med indkøbssystemet og har derfor praktisk erfaring med at systemet ikke fungerer optimalt. Som hun siger, vil de i institutionerne rigtig gerne gøre det rigtige, men som systemet fungerer nu, er det rigtig svært.
“Jeg arbejder som klyngeleder i børne- og ungdomsforvaltningen og er derfor meget interesseret i, hvordan vi får designet vores indkøbsordninger fremadrettet. Hos os køber vi ind til 1000 børn, der kommer i vores institutioner hver dag – de skal have mad, legetøj osv. og vi vil meget gerne gøre det rigtige, men sådan som netbutikken fungerer lige nu, er det rigtig svært.”
“Jeg håber derfor, at vi i dag får lavet nogle bedre systemer, end det vi har nu – som gør det nemmere for os andre at gøre det rigtige,” sagde Janne Schirmer.
En af de deltagere der var blevet inviteret fra det private var Jesper Wille. Han arbejder som rådgiver med at hjælpe virksomheder til at skabe mere værdi i samarbejde med deres kunder. Det der særligt begejstrede ham ved Innovationshusets initiativ var at folk udenfor kommunen også var blevet inviteret til at hjælpe med at innovere systemet.
“Jeg er her, fordi jeg synes det lød sjovt at prøve at være med til en ‘co-creation workshop’ med det offentlige. Jeg synes faktisk, det er ret vigtigt, at det offentlige fungerer godt, og jeg synes, det er en rigtig god ting at inddrage folk i det. Jeg er også sådan en, der deltager i politiske workshops osv”.
“Jeg synes allerede, jeg har fået en masse fed dialog med folk. Alle på mit hold arbejder i forskellige dele af kommunen, så jeg har allerede lært en masse. Men i forhold til det konkrete udbytte af workshoppen håber jeg, vi får lavet en prototype, som vi kan sende videre til politikerne, så Bjarne Winge får noget at arbejde med,” sagde Jesper Wille.
Flere billeder fra torsdagens workshop her:
