Skal din virksomhed snart afholde en konference? Så er det vigtigt at komme i gang med planlægningen i god tid, så I får skabt de bedste rammer om en vellykket konference
At afholde en konference kræver en hel del planlægning. Der skal være styr på indholdet, oplægsholderne, og ikke mindst omgivelserne. Nøglen til den vellykkede konference er derfor planlægning, planlægning og lidt mere planlægning. Vi har her samlet en række gode råd, der hjælper jer med planlægningen af den vellykkede konference.
Find de rette oplægsholdere
Det vigtigste, for at få succes med en konference, er naturligvis at finde de rette personer til at holde oplæg. Sørg for at finde nogen, som har nok erfaring på området til at kunne motivere, inspirere og give alle deltagerne ny viden – uanset hvilket niveau de selv er på.
Har I selv nogen i virksomheden, som kan leve op til den rolle, er det selvfølgelig et oplagt valg, så I viser, hvor dygtige I er på området. Derudover bør I også vælge en eller to personer fra jeres egen virksomhed, som kan styre slagets gang og præsentere de forskellige oplægsholdere. Sørg blot for, at personerne har god erfaring med at tale til en stor gruppe mennesker og kan holde deres opmærksomhed, også selvom de først skal på om eftermiddagen.
Konference i inspirerende omgivelser
For er sikre en vellykket konference, er det bestemt heller ikke ligegyldigt, hvor I vælger at afholde konferencen. Rammerne om konferencen har stor betydning for, hvad deltagerne synes om dagen. Sørg derfor for at bruge god tid på at vælge de helt rette omgivelser til netop jeres konference.
Det sted, I vælger, skal både have netop de konferencefaciliteter, I får brug for i løbet af dagen, men det må også være gerne have en rigtig god beliggenhed. Omgivelserne er ofte med til at inspirere og få deltagerne til at tænke kreativt, så de får endnu mere ud af dagen. For at få både de rette faciliteter og omgivelser, kan I vælge et konferencecenter som Borre Knob, der danner de perfekte rammer om en god konference.
Aktualitet er vigtigt
I dag har man rigtig mange muligheder for at holde sig opdateret og hente ny information online. Derfor er det nødvendigt, at I er skarpe i planlægningen af indholdet til konferencen. Vigtigst af alt skal I sørge for, at de emner, der skal være fokus på, er aktuelle og relevante for deltagerne. De skal kunne gå hjem med ny viden, som de kan bruge i deres arbejde.
Omhandler konferencen online marketing, er det især vigtigt, at I udvælger de hotteste emner lige nu og sørger for, at det er de rette personer, som skal tale om dem. Da den digitale verden udvikler sig med hastige skridt, gælder det nemlig om at være helt med på de nyeste trends og tendenser for at skabe en vellykket konference, som alle deltagere får noget ud af.
Giv deltagerne mulighed for at netværke
Noget af det vigtigste ved konferencer er desuden muligheden for at netværke med andre interessante mennesker. Derfor er det vigtigt at give deltagerne noget at snakke om og lade det være en vigtig del af konferencen.
Planlæg derfor gerne morgenmad, inden konferencen går i gang, så deltagerne har mulighed for at hilse på hinanden helt fra starten. Sørg også for, at der er nogle pauser, hvor deltagerne kan diskutere de forskellige oplæg og dele erfaringer med hinanden. Til sidst er det også en god idé at slutte af med lidt let aftensmad, hvor både oplægsholdere og deltagere kan netværke og tale om dagens mange gode indslag.
Når I bruger en masse tid på netop planlægningen af jeres næste konference, får I de bedste forudsætninger for at skabe en vellykket konference, der giver deltagerne lyst til at komme igen.
