Dette er et gæsteindlæg fra forfatter og iværksætter Martin Bjergegaard og er nummer et i en serie, hvor Martin gratis giver fem kapitler væk eksklusivt til Trendsonline.dk læsere fra bogen: “Succes uden afsavn“

Engang var breve noget, man skrev i hånden eller på en skrivemaskine og lagde i en brevbakke, så de var klar til at blive postet senere på dagen. Det var selvfølgelig en langsom proces, men den havde den fordel, at du fik en lidt større chance for at besinde dig. Gad vide, hvor mange breve der i årenes løb er blevet revet i stykker, før postkassens låg klappede, fordi afsenderen genvandt fatningen i tide til at kunne finde en bedre udtryksform.

I den henseende er e-mails livsfarlige: hvis dine følelser har taget overhånd, er der ofte ikke noget mere tilfredsstillende end at få afløb for vreden inden for de trygge rammer af dit mailprogram. Der sker noget psykologisk, når du skriver til en person, du er vred på eller mistænksom over for. Det har de fleste af os oplevet: en voksende fornemmelse af overbevisning og selvretfærdighed i takt med at vi klaprer på tastaturet. En pulserende negativitet, der vokser, mens vi skriver, og når sit klimaks i en følelse af vished om, at nu – med dette velformulerede skriv – får vi endelig orden på tingene, og at det her virkelig vil overbevise modtageren om, hvor urimeligt han har opført sig. Et enkelt klik uden mulighed for at ombestemme sig, og så rammer mailen modtageren i ansigtet som en knytnæve.

Det, der virkede effektivt i et ophedet øjeblik, viser sig nu at være det stik modsatte. Måske fyrer vores modtager et endnu mere ophidset svar tilbage til os. Eller måske ved han bedre og foreslår i stedet, at vi skal mødes ansigt til ansigt for at få talt ud om situationen.

Uanset hvad har vores hidsige mail kostet os dyrt på effektivitetskontoen; nu er vi nødt til at bruge lang tid på at få samarbejdet tilbage på sporet , og på at genopbygge en tillid der har lidt et alvorligt knæk.

Er email den rigtige kommunikationform

Det der måske kunne have været gjort på ti minutter (hvis vi havde været fremsynede nok til at tage telefonen, stille vores spørgsmål og lytte oprigtigt til svaret), er nu blevet en uvelkommen og energidrænende opgave, der nemt kan kræve adskillige timers fokuseret indsats.

E-mails har gået sin sejrsgang som kommunikationsform, fordi det er en meget effektiv måde at kommunikere en lang række budskaber på; en mødedato, en besked af praktisk karakter, nogle dokumenter til underskrift. Men når der er følelser involveret, er mails et elendigt kommunikationsredskab. Det der skrives, bliver så nemt misforstået. Man kan ikke aflæse tonen i en mail, og resultatet bliver ofte og utilsigtet større afstand mellem parterne i stedet for det modsatte.

Den person jeg kender, som er bedst til at undgå denne faldgrube, er min partner og kollega i Rainmaking, Morten Kristensen. Vi har været venner siden vi var 15, og forretningspartnere i næsten ti år. I al den tid har Morten formået ALDRIG at sende mig en følelsesladet e-mail. En bedrift jeg ikke selv kan matche. Jeg bad Morten skrive sin mirakelkur ned, og den kommer her:

• Skriv mailen, og overvej omhyggeligt, hvad du mener er fair og unfair – prøv at sætte dig i modtagerens sted. Kan vedkommendes oplevelse af kendsgerningerne være en anden end din?
• Når du har skrevet mailen, skal du ikke sende den.

  Du skal i stedet overveje eller gøre følgende:
  – Er det muligt at mødes med modtageren ansigt til ansigt og tale om tingene? Hvis ja, så gør det.
  – Hvis det ikke er muligt, skal du gennemlæse din mail igen og fjerne al tekst, som ikke har noget fremadrettet formål, men som mest af alt er taget med for at provokere eller gøre dig selv bedre tilpas.
  – Få en anden til at læse mailen og kommentere den ærligt – og få den pågældende person til at sætte sig i modtagerens sted.

• Hvis du trods dine forsøg på at nedtone din kommunikation får en vred mail tilbage som svar, så lad være med at være med til at optrappe konflikten. Nu er tiden inde til at få tingene til at falde til ro igen – og det er dit ansvar. Ring personen op, eller aftal et personligt møde.

Gør det til en vane aldrig at skrive mails, når du er vred, skuffet eller mistænksom. Og lad være med at bringe følelsesladede emner op med computeren som mellemmand. Ellers kan en enkelt mail hurtigt forvandle sig til en halv dags ekstra arbejde.