Dokumenthåndtering er enormt vigtigt i enhver virksomhed, organisation og arbejdsgruppe. Hvis der ikke er styr på dokumenterne, der arbejdes med, kan der hurtigt gå kludder og rod i samarbejdet. De fleste organisationer benytter sig derfor af et system til dokumenthåndtering. Vi vil her gennem dem, som vi mener er de bedste.
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering er en betegnelse for den måde, som en virksomhed eller organisation håndterer sine dokumenter på. At håndtere dokumenter dækker over alt fra sporing, administration og opbevaring til sikkerhed, revision, klassificering og indeksering.
SharePoint – en populær løsning
Et af de mest populære og udbredte systemer til dokumenthåndtering er Microsofts SharePoint. SharePoint er kendt for sine mange funktioner, som fås til en pris, der er til at betale for de fleste virksomheder.
En af ulemperne ved SharePoint er brugervenligheden. Pga. systemets mange funktioner kan læringskurven godt være ret stejl.
ProofHub er nemt at lære
Et alternativ til SharePoint er ProofHub, som i modsætning til SharePoint, stort set ikke har nogen læringskurve. Systemet er utrolig brugervenligt og intuitivt og dermed nemt at lære og benytte for langt de fleste. Med ProofHub kan man dele filer og dokumenter på tværs mellem teams og organisationer. Systemet har dog ikke lige så mange funktioner som eksempelvis SharePoint.
Webbaseret dokumenthåndtering
Hvis du foretrækker en webbaseret dokumenthåndteringsløsning, som du kan benytte direkte i browseren, er PandaDoc et godt valg. Med PandaDoc har du mulighed for at oprette, levere og dele dokumenter online. PandaDoc er særligt velegnet til virksomheder som beskæftiger sig meget med kontrakter, aftaler og andre dokumenter som kræver underskrift.
Opbevar dine dokumenter i skyen med pCloud
pCloud er en lagringstjeneste som også kan benyttes til dokumenthåndtering. Med pCloud løber du aldrig tør for lagringsplads til dine filer og dokumenter. Alt gemmes og lagres i skyen, hvor du kan gemme op til 2 TB, hvilket bør være tilstrækkeligt for langt de fleste organisationer. pCloud tilbyder desuden også kryptering af fortrolige dokumenter. Der er derudover en integreret filversionering, så man kan gå tilbage til tidligere udgaver af sine dokumenter.
pCloud er meget brugervenligt og vil kunne betjenes af langt de fleste uden en større oplæring.
Man kan gratis afprøve pCloud, hvis man er interesseret, da de tilbyder en gratis løsning med 10 GB lagerplads. Herefter skal man betale for at få mere lagringsplads. Priserne for systemet er dog yderst konkurrencedygtige.
Systemet virker til både Mac og PC.
